Das Jobcenter arbeitet nun digital: Umstellung auf elektronische Aktenführung

Das Jobcenter Freising arbeitet nicht mehr mit Papierakten. „Nachdem die organisatorischen Voraussetzungen geschaffen und sämtliche Mitarbeiter geschult wurden, haben wir Anfang November auf die elektronische Aktenführung umgestellt“, informiert Geschäftsführer Bernhard Reiml.

 

Derzeit erfolgt bundesweit in allen 303 Jobcentern, die als gemeinsame Einrichtungen von Landkreisen beziehungsweise kreisfreien Städten und der Bundesagentur für Arbeit geführt werden, die Umstellung auf die elektronische Aktenführung (eAkte). In der Einarbeitungsphase kann es noch zu Verzögerungen kommen, die Sachbearbeitung des Leistungsteams ist deshalb im Dezember freitags weder persönlich noch telefonisch erreichbar.

 

Zukünftig werden die Anträge und Anliegen aber noch effizienter als bisher bearbeitet. „Jeder berechtigte Mitarbeiter kann dann zu jeder Zeit auf die eAkte zugreifen, bisherige Postwege und Suchzeiten entfallen“, so Reiml. Hierfür ist es aber erforderlich, dass jeder Kunde die Bedarfsgemeinschafts-Nummer griffbereit hält.

 

Die Umstellung wirkt sich auch finanziell aus: Das Jobcenter spart in den nächsten Jahren an Raumkosten für die Aktenlagerung, sowie an Kopier- und Druckkosten. Unter Beachtung strenger Datenschutzauflagen erfolgt eine gerichtsverwertbare und revisionssichere Speicherung. Besonders wichtig für alle, die Post an das Jobcenter schicken: Die eingereichten Unterlagen werden nach der Digitalisierung nur noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Eine Rückgabe an den Kunden erfolgt nicht mehr. Originale sollte man deshalb nur dann ans Jobcenter schicken, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden. Kopien sind in der Regel völlig ausreichend.

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